Gli spazi costano e anche gli uffici, le scrivanie e le sedie costano.

Le aziende stanno cercando sempre più soluzioni per ridurre questi costi ma anche per sviluppare l’interazione tra le persone, con sistemi di layout più moderni ed efficaci, concepiti nell’ottica dello smartworking, con le scrivanie condivise, spazi open e sempre più eco sostenibili.

Tutto ciò è molto innovativo e smart! Tuttavia, la domanda che mi pongo, in termini di Risorse Umane, è la seguente: “le aziende stanno gestendo questo passaggio in modo altrettanto innovativo e smart?”.

Intendo dire che l’essere umano, per sua natura, è molto abitudinario e da sempre fa fatica a uscire dalle sue “zone di confort”. Una di queste è il suo ufficio, la sua postazione di lavoro. D’altra parte le persone – quelle che oggi hanno la fortuna di avere un lavoro – trascorrono più di un terzo della loro vita a lavorare. Di conseguenza, mi sembra abbastanza normale che considerino la loro postazione di lavoro o il loro ufficio come una seconda casa, una loro “cuccia”.

Una volta, quasi tutte le persone avevano un ufficio individuale o condiviso con pochi colleghi. Col passare del tempo, con il diffondersi degli open space, le persone hanno ricevuto una propria postazione di lavoro dedicata, che veniva personalizzata con le foto dei figli, con cartoline, immagini o oggetti privati. Oggi la tendenza è sempre più quella di non assegnare alcuna scrivania ma di condividere gli spazi, spesso con la regola del “chi prima arriva, prima alloggia”. L’effetto è una spersonalizzazione totale del luogo di lavoro. Il tuo desk personale scompare e ciò che ti rimane è il tuo desktop che puoi personalizzare con uno sfondo che ti piace, se le policy aziendali non te lo impediscono.

Intendiamoci, questa è la direzione! Non possiamo fermarla. Forse siamo stati abituati troppo bene prima, forse siamo stati messi in condizione di isolarci nelle nostre “cucce”, col risultato di collaborare meno ed edificare silos, o forse siamo stati troppo coccolati dalle nostre aziende, quando ancora potevano permetterselo.

Mi chiedo però se le aziende stiano gestendo questo passaggio nel modo migliore, con un approccio da change management. Perché di vero e proprio cambiamento si tratta.

D’altra parte, l’esperienza mi dice che le aziende fino ad oggi non sono state brave a gestire un qualsiasi spostamento di ufficio. A mio avviso per un problema di responsabilità. Infatti quando si sposta di ufficio/postazione una persona entrano in ballo troppe funzioni: HR, i Servizi Generali, i Sistemi Informativi, la Direzione Generale, la Direzione di appartenenza della persona spostata e, a volte, anche altre Direzioni aziendali.

Il risultato? Scarico di responsabilità e persone spostate improvvisamente dall’oggi al domani senza essere state preavvertite; persone che tornano da ferie o, peggio, da trasferte e non trovano più il loro ufficio; persone che non ricevono una spiegazione del perché “loro sì e gli altri no”; ecc. In molti di questi casi le persone non si sentono rispettate come persone e come professionisti. E quando una persona percepisce mancanza di rispetto da parte dell’azienda non è mai un buon segnale in termini di Risorse Umane.

Ecco perché io credo che le persone vadano preparate a questo cambiamento in modo graduale a seconda della cultura aziendale ma anche della storia personale del singolo. Il cambiamento si gestisce sempre con “senso di urgenza” ma si prepara bene a tavolino. Si pianifica e si programma con attenzione, valutando la situazione e definendo come agire, considerando che a cambiare dovranno essere delle persone, degli esseri umani, con valori, bisogni e anche difetti personali.

Le aziende devono infatti comprendere che ogni progetto di change management è una questione prima di tutto di gestione delle persone, di Risorse Umane.

Per prima cosa serve un’informazione più completa possibile, ma non è sufficiente. Occorre anche una vera e propria formazione/coaching collettiva e, se è il caso, anche individuale. Una formazione orientata ad aiutare a gestire se stessi per affrontare questa nuova situazione, e a facilitare il lavoro con le altre persone nella nuova situazione di layout. E tanta formazione per i Manager, orientata a gestire il proprio comportamento di fronte alla novità sia a livello personale che nei confronti dei propri collaboratori. Manager che dovranno essere preparati a favorire l’interazione, la sinergia e la collaborazione anche se non hanno più le persone sotto controllo in uno spazio delimitato, evitando i rischi di dispersione di energia e motivazione tra scrivanie e spazi condivisi.

A che serve infatti un layout di uffici smart se poi le persone non sono gestite in modo smart?

Ancora una volta una funzione HR autorevole è fondamentale per gestire questo nuovo change.

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